Poznań jest miastem zlokalizowanym nad rzeką Wartą. To spora aglomeracja, która dla regionu odgrywa ważną funkcję przemysłową, handlową i logistyczną. Co roku zjeżdżają tu rzesze studentów, bo na terenie miasta znaleźć można aż dwadzieścia osiem szkół wy wyższych. Podczas zwiedzania Poznania nie będą się nudziły osoby zafascynowane kulturą, sztuką (liczne muzea, teatry, Opera i Filharmonia), jak też i osoby zainteresowane architekturą, historią oraz kwestiami związanymi z wojskowością (zabytkowa fortyfikacja Twierdza Poznań).
Niszczenie dokumentów – o czym nie możemy zapomnieć?
Aby zadbać o skuteczne i zgodne z prawem przechowywanie i niszczenie dokumentów, musimy odpowiedzieć sobie na dwa podstawowe pytania:
- Kiedy można zutylizować akta?
Nie możemy tego zrobić ani za wcześnie, ani za późno. Jeśli zbyt szybko zniszczymy dokumentację, w razie ewentualnej kontroli nie będziemy w stanie przedstawić osobie wykonującej audyt odpowiednich akt. Jeśli natomiast przekroczymy okres przechowywania dokumentacji, będziemy przetwarzać dane naszych klientów i partnerów dłużej niż powinniśmy. Aby zaplanować niszczenie akt należy więc na samym początku upewnić się, czy wybrane przez nas dokumenty rzeczywiście można zutylizować.
- Czy podczas niszczenia przestrzegamy RODO?
Zgodnie z tym europejskim rozporządzeniem na administratorze danych osobowych spoczywają określone obowiązki. Jeśli ich nie wypełni, może zostać ukarany wysoką grzywną. Należy pamiętać, że dane podlegają ochronie nie tylko podczas ich przechowywania lub podczas pracy z nimi. O bezpieczeństwo należy zadbać również przy ich utylizacji. Niszczenie w świetle prawa jest również uznawane za przetwarzanie danych osobowych.
Niszczenie akt – jak zaplanować to tak, żeby proces był bezpieczny?
Poszukiwanie najbezpieczniejszej drogi niszczenia dokumentów dla każdej firmy może wyglądać nieco inaczej. Trzeba przyznać, że RODO nie oferuje przedsiębiorcy jasnych sposobów zadbania o te kwestie. W rozporządzeniu nie znajdziemy więc precyzyjnych wskazówek dotyczących tego, jakie meble kupić, albo jak zabezpieczyć przestrzeń. Nie ma tam też podpowiedzi związanych z niszczeniem dokumentów.
Jeśli planujemy utylizację, mamy stosunkowo dużą wolność w kwestii wyboru technologii. Ważne, żeby zapewniała bezpieczeństwo informacji. W tym celu przeważnie używa się niszczarek. Jeszcze jakiś czas temu takie biurowe urządzenia były bardzo głośne i bardzo zawodne, jeśli chodzi o prywatność niszczonej dokumentacji (sklejenie dokumentacji z powrotem w całość nie było aż tak trudne). Dziś producenci stawiają na zdecydowanie bardziej zaawansowane rozwiązania. Nowoczesne maszyny pracują sprawnie, niszczą również dyskietki i mogą za jednym razem poradzić sobie z całym plikiem kartek. Oferują też dużo wyższe standardy bezpieczeństwa, bo generowane ścinki są naprawdę wąskie. Czy to znaczy, że dają stuprocentową pewność? Na tę pozwala jedynie jeszcze bardziej zaawansowana forma niszczenia, przeprowadzana w specjalnych instalacjach utylizacyjnych.
Należy pamiętać, że w przypadku niszczenia akt w siedzibie firmy, jesteśmy zobowiązani do wykreowania bezpiecznego stanowiska dla osoby, zajmującej się utylizacją. Nie można doprowadzić do sytuacji, w której akta niszczone są w obecności kogoś, kto nie ma prawa do wglądu do tych informacji. Niestety w wielu przedsiębiorstwach jest to niemożliwe, bo działają w otwartej przestrzeni, w której przyjmują swoich klientów i partnerów.
Niszczenie dokumentacji w Poznaniu – dlaczego warto zaufać specjalistom?
Powodów, dla których klienci z Poznania decydują się nawiązać współpracę ze specjalistami, jest znacznie więcej, niż wspomniany wcześniej brak przestrzeni. Rzetelni usługodawcy, tacy jak np. EkoAkta starają się tak skonstruować swoją usługę, żeby klienci byli jak najmniej zaangażowani w proces niszczenia akt. W efekcie muszą jedynie umówić spotkanie z ekipą. W wybranym dniu pracownicy pojawią się w siedzibie firmy, a następnie opróżnią archiwa i przewiozą akta do instalacji utylizującej. Po zrealizowanym procesie klient otrzymuje oficjalne potwierdzenie utylizacji. Niektórzy przedsiębiorcy z Poznania pragną jednak bardziej zaangażować się w niszczenie akt. Preferują samodzielnie zapełnić pojemniki oraz obserwować proces Również takie warianty współpracy są dostępne. Nowoczesna utylizacja akt to więc odpowiedź na zapotrzebowania podmiotów o różnych potrzebach. Wszystkie łączy jednak chęć zaoszczędzenia czasu i zadbania o bezpieczeństwo danych.
Jeślim chcesz dokonać profesjonalnie niszczenie dokumentów w Poznaniu to zapraszamy na stronę https://www.ekoakta.pl/uslugi/12,niszczenie-dokumentow/poznan/
