Obowiązkiem każdego przedsiębiorcy jest ewidencjonowanie operacji gospodarczych firmy, czyli przychodów i rozchodów. Można to robić na kilka różnych sposobów, w tym za pomocą pełnej księgowości, a ta nierozerwalnie wiąże się z koniecznością prowadzenia ksiąg handlowych. Jakie elementy składają się na księgi handlowe? Jakie są zasady prowadzenia ksiąg? Odpowiedzi znajdziesz w tym artykule.
Czym są księgi rachunkowe i kto ma obowiązek je prowadzić?
Księgi rachunkowe to system rejestracji należący do najczęściej prowadzonych form księgowości, potocznie nazywany pełną księgowością. To zbiory dekretów księgowych i obrotów sald, służące przechowywaniu informacji o procesach gospodarczych i stanach zasobów majątkowych firmy. Do prowadzenia ksiąg handlowych, zgodnie z ustawą o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku, zobowiązane są spółki kapitałowe, spółki komandytowe, spółki komandytowo-akcyjne oraz osoby fizyczne i spółki, których roczny przychód przekroczy równowartość 2 000 000 euro. Księgi rachunkowe, niezależnie od techniki prowadzenia, powinny być trwale oznaczone nazwą jednostki, której dotyczą, nazwą rodzaju księgi handlowej i programu przetwarzania. Należy również wyraźnie zaznaczyć rok obrotowy, okres sprawozdawczy, datę sporządzenia oraz przechowywać księgi w ustalonej kolejności.
Wszystkie zapisy znajdujące się w księdze handlowej muszą mieć potwierdzenie w dokumentacji. Oznacza to, że obowiązkiem przedsiębiorcy jest także przechowywanie następujących dowodów księgowych: wewnętrznych, zewnętrznych własnych i zewnętrznych obcych – dodaje nasz rozmówca z Biura Doradztwa Podatkowego Lidii Sarneckiej w Toruniu.
Elementy ksiąg rachunkowych
Ustawodawca wyraźnie zaznaczył, jakie elementy powinny znaleźć się w księgach rachunkowych. Niezależnie od techniki prowadzenia ksiąg, muszą się w nich znaleźć:
- dziennik,
- księga główna,
- księgi pomocnicze,
- zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,
- inwentarz, czyli wykaz składników aktywów i pasywów.
Dziennik jest chronologicznym ujęciem wszystkich operacji gospodarczych w danym okresie sprawozdawczym. Celem prowadzenia dziennika jest możliwość uzgodnienia jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald księgi głównej. Wszystkie zapisy w dzienniku powinny być kolejno ponumerowane, a obroty liczone w sposób ciągły. Jeżeli prowadzenie ksiąg rachunkowych odbywa się za pomocą programów komputerowych, numeracja pozycji w dzienniku powinna następować automatycznie.
Księga główna jest zbiorem wszystkich kont syntetycznych, wykorzystywanych przez firmę. Ewidencja księgowa w księdze głównej musi być zgodna z zasadą podwójnego zapisu – winien, ma, czyli księgować je na dwóch kontach równocześnie. Zapisy na określonym koncie księgi głównej muszą być dokonywane w kolejności chronologicznej.
Księgi pomocnicze to uszczegółowienie zapisów znajdujących się w księdze głównej w ujęciu systematycznym. Prowadzi się je m.in. do ewidencji środków trwałych, operacji zakupu i sprzedaży czy rozrachunków z kontrahentami lub zatrudnionymi. Jeżeli przedsiębiorca prowadzi kasę, konieczne jest także dokonywanie zapisów operacji gotówkowych. Konta ksiąg pomocniczych są tzw. kontami analitycznymi. Wszystkie zapisy ksiąg pomocniczych powinny być uzgodnione z zapisami i saldami na kontach księgi głównej.
Zestawienie obrotów i sald nazywane jest bilansem próbnym. Sporządzane jest przez księgowego raz w miesiącu, aby zweryfikować, czy księgi rachunkowe są należycie prowadzone. Zestawia stan na dzień otwarcia i zamknięcia ksiąg rachunkowych wraz ze wszystkimi obrotami i saldami w danym okresie sprawozdawczym oraz zawiera symbole bądź nazwy kont.
Wykaz składników aktywów i pasywów, inaczej inwentarz, dotyczy wyłącznie przedsiębiorców, którzy dotąd nie prowadzili ksiąg handlowych zgodnie z ustawą. To zestawienie aktywów i pasywów potwierdzone ich inwentaryzacją. W przypadku firm, które dane księgi prowadziły, funkcję inwentarza pełni zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej i ksiąg pomocniczych, sporządzonych w dniu zamknięcia ksiąg handlowych.
Zasady prowadzenia ksiąg handlowych
Zgodnie z ustawą o rachunkowości, księgi rachunkowe powinny być prowadzone bezbłędnie, rzetelnie, sprawdzalnie i bieżąco. Bezbłędność, jak sama nazwa wskazuje, oznacza, że księgi rachunkowe nie mogą zawierać błędów, a wszystkie dokumenty odpowiadające danemu okresowi sprawozdawczemu winny być wprowadzane kompletnie. Rzetelność informuje o konieczności takiego prowadzenia ksiąg handlowych, aby zawsze w 100% opisywały stan rzeczywisty. Księgi rachunkowe nie mogą niczego przeinaczać ani zatajać. Sprawdzalność ksiąg zapewniona jest wówczas, gdy możliwe jest zweryfikowanie poprawności zapisów, stanów sald, identyfikacja dowodów księgowych oraz funkcjonowania stosowanych procedur obliczeniowych na każdym etapie przetwarzania danych. Wpisy w księgach handlowych muszą być wprowadzane systematycznie i w porządku chronologicznym. Prowadzenie na bieżąco informuje o tym, aby nie dopuszczać do opóźnień w księgach rachunkowych i wprowadzać wszelkie zapisy na czas.
Czy księgi rachunkowe można prowadzić samodzielnie?
Prawo nie zabrania samodzielnego księgowania, a w tym prowadzenia ksiąg rachunkowych przez właściciela firmy czy spółki. Jednak do tego niezbędna jest wiedza rachunkowa i podatkowa, którą stale należy poszerzać i aktualizować, zważywszy na regularnie zmieniające się przepisy. Ponadto wszelkie błędy w księgach rachunkowych lub prowadzenie ich w sposób sprzeczny z ustawą grozi odpowiedzialnością karno-skarbową. Można zatrudnić księgowego bądź zdecydować się na zewnętrzne profesjonalne biuro rachunkowe. Wybór biura w tym przypadku uzasadniony jest ekonomicznie, dodatkowo istnieje mniejsze ryzyko jakichkolwiek uchybień czy pomyłek, ponieważ księgi rachunkowe prowadzone przez biura cechują się wysokim poziomem merytoryczności. Aby zlecić prowadzenie ksiąg rachunkowych zewnętrznej firmie, wystarczy powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie nie dłuższym niż 15 dni oraz zapewnić dostępność ksiąg handlowych i dowodów księgowych uprawnionym organom.
