Prowadzenie uproszczonej księgowości jest bardzo wygodne, bo wymaga znacznie mniej szczegółowego ewidencjonowania. Jednak ta forma dokumentowania działalności gospodarczej nie zawsze i nie dla wszystkich jest dostępna. Wiele firm może prowadzić wyłącznie księgowość pełną. Piszemy o tym, kto i kiedy ma taki obowiązek.
Prowadzenie księgowości uproszczonej przeznaczone jest dla osób fizycznych oraz spółek cywilnych, jawnych i partnerskich osób fizycznych, których przychód nie przekroczył limitu 2 mln euro (w walucie polskiej).
Limit 2 milionów euro i zmiana typu działalności
Jeżeli firma przekracza przychód 2 milionów euro w skali roku, to ma obowiązek prowadzenia pełnej księgowości. Chodzi o odpowiednią kwotę w polskich złotych. O tym, jak obliczana jest wartość limitu, mówi księgowy reprezentujący biura podatkowe PG Partner Gospodarczy w Gdańsku, Łodzi, Poznaniu i Wrocławiu: – Kwota przeliczana jest na podstawie średniego kursu euro, który został oficjalnie ogłoszony przez Narodowy Bank Polski pierwszego dnia roboczego października poprzedniego roku rozliczeniowego. W 2020 r. limit przychodów wynosi 8.746.800 zł, według średniego kursu euro 4,3734 zł z 1 października 2019 r. W 2020 r. średni kurs euro na pierwszy dzień roboczy października wyniósł 4,5153 zł. Oznacza to, że aktualny limit przychodów w 2021 r. będzie wynosił 9.030.600 zł.
Niezależnie od wysokości przychodu na prowadzenie pełnych ksiąg będą musieli przejść przedsiębiorcy, którzy wcześniej wybrali księgowość uproszczoną, ale postanowili przekształcić prowadzoną działalność w spółkę kapitałową prawa handlowego (spółkę akcyjną, spółkę z o.o.) lub w spółkę osobową prawa handlowego, czyli spółkę komandytową lub komandytowo-akcyjną. Przy wymienionych typach działalności możliwe jest wyłącznie prowadzenie pełnej księgowości.
Oczywiście pełną księgowość można stosować nie tylko z nakazu prawa, ale też wybrać z własnej woli. Sytuacje takie zdarzają się rzadko, lecz nie zmienia to sprawy, że każdy przedsiębiorca może zrezygnować z uproszczonego ewidencjonowania operacji finansowych i zdecydować się na prowadzenie pełnej księgowości. Koszty są wyższe, lecz jednocześnie łatwiejszy staje się wgląd w procesy finansowe i można precyzyjniej ocenić kondycję ekonomiczną firmy.
Na czym polega pełna księgowość?
W najogólniejszym ujęciu pełna księgowość różni się od uproszczonej znacznie większą szczegółowością ujęcia operacji finansowych. Księgowaniu podlegają wszystkie operacje finansowe (szerzej: gospodarcze), jakie prowadzi przedsiębiorstwo. Dotyczy to zarówno operacji magazynowych, przelewów bankowych, jak i ścisłej ewidencji oraz przechowywania dokumentów poświadczających operacje kupna i sprzedaży.
Przy pełnej księgowości konieczne jest prowadzenie ksiąg rachunkowych, które składają się z następujących elementów:
- dziennik – miejsce do chronologicznego odnotowywania wszystkich operacji gospodarczych, które powinny być numerowane, łatwe do powiązania z dowodami księgowymi oraz z zestawieniem obrotów i sald kont w księdze głównej,
- księga główna – zawiera świadectwa operacji i stanów kont syntetycznych, które powinny pokrywać się z zapisami w dzienniku, pomimo różnic w układzie (chronologiczny w dzienniku, syntetyczny w księdze głównej),
- księgi pomocnicze – uszczegóławiają zapisy księgi głównej, zawierają konta rejestrujące środki trwałe, rozrachunki z kontrahentami i pracownikami, rejestrują operacje zakupu i sprzedaży, operacje gotówkowe oraz koszty istotnych dla przedsiębiorstwa aktywów,
- zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych – inaczej: bilans próbny, czyli zestawienie sald na koniec miesiąca (lub w innym, dowolnie określonym okresie), które ma na celu bieżącą weryfikację zgodności zapisów w dzienniku i księdze głównej,
- wykaz składników aktywów i pasywów – inaczej: inwentarz, czyli spis składników aktywów i pasywów, którego źródłem jest inwentaryzacja – sporządzenie inwentarza jest obowiązkiem firm, które wcześniej prowadziły księgowość uproszczoną.
Prowadzenie pełnej księgowości jest równoznaczne z obowiązkiem przedkładania sprawozdań finansowych.
O ile księgowość uproszczoną można prowadzić samodzielnie, to księgowość pełna wymaga zatrudnienia księgowego lub stworzenia całego działu księgowości. Alternatywnym rozwiązaniem jest outsourcing usług księgowych. Przy okazji można też powierzyć zewnętrznemu podmiotowi prowadzenie kadr i płac. Współpraca z biurem rachunkowym pozwala uniknąć nadmiernych kosztów i dostosować elastycznie zakres usług. W efekcie przedsiębiorca płaci tylko za to te czynności, których wykonania potrzebuje. Wszystko odbywa się w ramach abonamentu, bez generowania wysokich kosztów pracy, które są nieuniknione w przypadku tworzenia i utrzymywania własnych działów księgowości.
