Tuż po śmierci bliskiej osoby następuje pierwsza faza żałoby, w której dominują szok i otępienie. Często nie przyjmujemy do wiadomości tego, co się stało, negujemy fakty. Owo zachowanie staje się mechanizmem obronnym przed rzeczywistością. W tym trudnym czasie musimy zorganizować pogrzeb. Aby to zrobić, trzeba dopełnić wszelkich formalności. Dlatego też dobrze jest mieć świadomość, jakich dokumentów potrzebujemy – to nie czas na dodatkowy stres związany z urzędowymi zawiłościami.
Formalności w urzędzie stanu cywilnego
Oficjalnym dokumentem rejestrującym śmierć człowieka jest akt zgonu. Sporządza go urząd stanu cywilnego na podstawie karty zgonu wydanej przez lekarza (trzeba ją dostarczyć do instytucji w ciągu trzech dni od daty wystawienia). Należy pamiętać także o dowodzie osobistym zmarłego – po zgłoszeniu zgonu pracownik instytucji unieważnia dokument poprzez przecięcie lub przedziurkowanie. Tutaj odbiera się również skrócone akty zgonu.
Dodajmy: zazwyczaj po tym etapie kontaktujemy się z zakładem pogrzebowym, niemniej jednak można to zrobić wcześniej. Wówczas nie ma przeszkód, żeby firma wykonała czynności w urzędzie stanu cywilnego za nas. Wystarczy złożyć pisemne upoważnienie.
Kontakt z zakładem pogrzebowym
Kolejnym krokiem jest kontakt z firmą organizującą pochówki. Aby mogła ona choćby zarezerwować miejsce na cmentarzu, wyznaczyć termin ceremonii i ustalić jej obrządek, konieczne jest dopełnienie formalności pogrzebowych. Będą potrzebne karta zgonu, akt zgonu, a także dowody osobiste – zarówno osoby zmarłej, jak i zlecającej organizację pogrzebu. Ponadto należy przedstawić dokument potwierdzający pokrewieństwo. Dla przykładu: jeśli pochówkiem zajmuje się współmałżonek, jest to akt małżeństwa, jeśli dziecko – akt urodzenia.
Warto wspomnieć, że wiele zakładów pogrzebowych udostępnia na swoich stronach internetowych wykaz dokumentów niezbędnych do organizacji pochówku. Co więcej, często znajdziemy tam dokumenty w formie plików gotowych do wydrukowania. W ten sposób zyskujemy łatwy dostęp także do formularzy potrzebnych na przykład w przypadku międzynarodowego transportu zwłok – mówi przedstawiciel Zakładu Pogrzebowego Anubis we Wrocławiu.
Dodajmy: zakłady pogrzebowe mogą wnioskować o wypłatę zasiłku pogrzebowego (z ZUS bądź KRUS) w imieniu zlecającego pochówek, spokrewnionego w pierwszej linii ze zmarłym. Jeśli chcemy, aby sprawę przejęła firma organizująca pogrzeb, musimy dodatkowo dostarczyć jej legitymację emeryta lub rencisty, która przysługiwała zmarłemu.
