Odpowiednie przechowywanie dokumentów w firmie, czyli ład i porządek oraz bezpieczeństwo Odpowiednie przechowywanie dokumentów ma nieocenione znaczenie w kwestii dobrze zorganizowanej pracy, jak i porządku. Jest także istotne, jeśli chodzi o zasady bezpieczeństwa – trzeba dokładać wszelkich starań, ażeby nie narazić wrażliwych danych osobowych na kontakt z osobami niepowołanymi.

Obowiązki mające związek z przechowywaniem dokumentów

W każdej firmie na świecie ciągle wzrasta znaczenie odpowiedniego przechowywania dokumentów. Muszą one sprostać wyzwaniu coraz większej ilości regulacji organizacyjnych i prawnych tyczących się przechowania danych, jak i zarządzania nimi. Ponadto wybrane rodzaje dokumentacji, jak chociażby dokumenty medyczne, kadrowe, płacowe, podatkowe, lub księgowe, czy też jakiekolwiek innego rodzaju podlegają przepisom tyczących się okresu ich przechowywania, który może wynosić wiele lat.

Przechowywanie dokumentów według zasad RODO

Obecnie najważniejszym wyznacznikiem, który dotyczy przechowywania danych powinno stać się bezpieczeństwo. Polskie prawo określa dokładnie zakres czasowy, podczas którego instytucje rządowe mogą zażądać od nas przedstawienia dokumentów. Niedopełnienie tegoż obowiązku narazić może nas na odpowiedzialność karną, trzeba zatem za wszelką cenę chronić je przed zagubieniem, albo zniszczeniem. Szczególny przypadek to dokumenty mające związek z wrażliwymi danymi osobowymi. Zgodnie z nowo wprowadzonymi przepisami RODO, osoba administrująca danymi ma obowiązek uniemożliwienia osobom niepowołanym dostępu do danych, ochrony przed uszkodzeniem, czy też wprowadzaniem zmian. Będzie miała również obowiązek przedstawienia chociażby klientowi, zakresu w jakim przetwarzane są dane, zatem warto dbać o bezpieczny dostęp do dokumentów. Zasady te tyczą się większości przedsiębiorstw, ponieważ obecnie tylko znikomy ich procent nie przetwarza w ogóle danych osobowych. W wypadku styczności z danymi kontrahentów, albo pracowników powstaje niekwestionowany obowiązków ich zabezpieczenia.

Dobre nawyki są najważniejsze

Jeśli mamy styczność z zarządzaniem danymi osobowymi, warto wyrobić sobie na początku dobre nawyki. Po pierwsze nie powinniśmy nigdy pozostawiać dokumentów z danymi na biurku – dostanie się do nich osób niepowołanych będzie wówczas utrudnione. Dokumenty, które nie są nam potrzebne w danej chwili, trzeba umieścić we właściwym miejscu, a te zaś, które są zbędne, należy zniszczyć z zachowaniem zasad bezpieczeństwa. Nie powinniśmy wyrzucać dokumentów po prostu do kosza, bo nigdy nie wiadomo w czyje ręce się dostaną. Przed wyjściem z biura warto zadbać o zabezpieczenie dokumentów tak, ażeby osoby trzecie nie miały do nich dostępu. Niewskazane jest także pozostawianie interesantów samych w pomieszczeniach, gdzie znajdują się dokumenty firmowe.

Warto mieć zawsze na uwadze, iż utrzymywanie porządku nie tylko ułatwi nam odnalezienie odpowiednich informacji, ale także zminimalizuje ryzyko kradzieży danych i ewentualnych oszustw. Celem usystematyzowania zbiorów warto nabyć organizery, kuwety i segregatory, dzięki którym możliwe będzie odpowiednie przechowywanie dokumentów.

Niezbędne zabezpieczenia i infrastruktura

Przechowywanie dokumentów to głównie ochrona danych osobowych – bezpieczeństwo dokumentów ma zatem w tym przypadku najwyższy możliwy priorytet. Większość przedsiębiorstw jednakże nie posiada fachowej wiedzy w tymże zakresie (brak procedur postępowania i wykwalifikowanych archiwistów), jak i właściwego wyposażenia (pomieszczeń służących archiwizacji z obecnymi w nich regałami i zabezpieczeniami). Firmy, które samodzielnie prowadzą zakładowe archiwa, gdzie procedury przechowania danych nie są zgodne z branżowymi standardami i porządkiem informacyjnym, narażone będą zawsze na duże ryzyko utraty dokumentów w wyniku szkody wywołanej zalaniem albo pożarem, kradzieży, jak również na naruszenie integralności wszystkich danych w wyniku niepowołanego dostępu osób trzecich.

Profesjonalne archiwum stanowi podstawę ciągłości działania i bezpieczeństwa

Przechowywanie jakichkolwiek dokumentów, takich jak chociażby dokumentacja medyczna, płacowo-kadrowa, podatkowa, czy księgowa, przypisane jest do naszych najważniejszych obowiązków, jeżeli prowadzimy firmę, bądź mamy do czynienia w jakikolwiek inny sposób z wrażliwymi danymi osobowymi. Nie zawsze jednak mamy odpowiednie możliwości, aby zabezpieczyć istotne dokumenty na tyle, aby nie dostały się do nich osoby niepowołane. Warto w takim wypadku zlecić ich przechowywanie zewnętrznej firmie, która posiada ku temu odpowiednie kompetencje. Możemy mieć pewność, iż ważne dokumenty zostaną właściwie zindeksowane i zewidencjonowane. Dzięki temu rozwiązaniu możliwe będzie śledzenie ruchów wybranych dokumentów z gwarancją przejrzystości we wszystkich wykonywanych działaniach. Z kolei zaś, kiedy niezbędne będzie przechowywanie dokumentów na terenie siedziby firmy klienta, pracownicy takiego przedsiębiorstwa mogą podzielić się z nami fachową wiedzą i wdrożyć standardowe procesy pracy, co zapewni poprawę bezpieczeństwa i zoptymalizowanie kosztów.