Większość osób, prowadzących różnego rodzaju biznesy, bez wątpienia miało okazję już zetknąć się z tym pojęciem, tak istotnym dla RODO. Objaśniamy czym są klasy tajności niszczenia dokumentów i dlaczego to tak ważny element funkcjonowania przedsiębiorstwa czy instytucji.

O ile polskie prawo nie przewiduje klas tajności, są one wyszczególnione w normach europejskich. Co oznacza to pojęcie? Dzięki zakwalifikowaniu dokumentów do odpowiedniej klasy wiesz, w jaki sposób należy go przechowywać i dokonywać jego utylizacji. Tyczy się to wszelkiej dokumentacji zawierającej jakiekolwiek dane osobowe. Nowe przepisy o ochronie danych w znacznym stopniu wpłynęły na obowiązki przedsiębiorców i instytucji w zakresie ochrony danych.

Obowiązujące klasy tajności

Norma DIN-66399 przewiduje trzy klasy tajności niszczenia dokumentów w miejsce obowiązujących do niedawna pięciu. Są one następujące:

  • Klasa ochrony 1 – ochrona danych w wersji standardowej, w przypadku której dokumenty są dostępne dla większej grupy osób.
  • Klasa ochrony 2 – ochrona danych w poszerzonej wersji w związku z ich poufnością, w przypadku której dokumenty są dostępne dla wąskiej grupy osób.
  • Klasa ochrony 3 – ochrona danych na najwyższym możliwym poziomie z uwagi na poufność i tajność danych, których ujawnienie groziłoby poważnymi konsekwencjami.

Sposoby niszczenia nośników danych

Norma wyodrębnia nie tylko klasy, ale również trzy sposoby utylizacji dokumentów i innych nośników danych. Obowiązek ich przestrzegania może należeć do działu lub dostawcy usług, który dokonuje zniszczenia na miejscu lub poza siedzibą firmy.

Niezależnie od wielkości i rodzaju przedsiębiorstwa, obowiązek archiwizacji warto oddać w ręce specjalistów z firmy outsourcingowej, którzy doskonale orientują się w przepisach prawnych i są w stanie zająć się stroną dokumentacyjną w sposób kompleksowy. Niszczenie dokumentów to nieunikniony proces, który musi przebiegać zgodnie z normami i z wyłączeniem ryzyka dostania się tajnych informacji w ręce niepowołanych osób. Mając świadomość norm dla poszczególnych klas tajności, możesz uczynić ten proces jak najbardziej bezpiecznym.