Faktur, zamówienia, umowy to dokumenty, które pojawiają się w każdej firmie. O ile w małej, jednoosobowej działalności lub bardzo małej firmie, ich obieg jest dość prosty, o tyle w firmach większych, gdy zespół składa się z kilkunastu czy kilkudziesięciu osób, warto rozważyć wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów. Zobaczmy, jakie są zalety i wady tego rozwiązania.
Jednoczesny dostęp dla różnych działów
W firmach, w których działa papierowy obieg dokumentów, często można spotkać się z sytuacją, że pracownik jednego z działów poszukuje faktur, zamówień czy umów. Musi walczyć z innym działem o dostęp do niego, bo obie strony potrzebują go w tym samym czasie. Rozwiązaniem może być zrobienie jego kserokopii, ale to niepotrzebne marnotrawstwo papieru, dlatego znacznie lepsze jest wprowadzenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Dzięki niemu dostęp do elektronicznej wersji dokumentu może mieć równocześnie kilka osób, co znacząco usprawnia pracę w firmie i pozwala oszczędzić czas.
Kontrola nad dostępem do danych
Jeśli w firmie działa papierowy obieg dokumentów, to dużo trudniej jest zapanować nad ograniczeniem dostępu do zawartych na nich danych. Leżący na biurku dokument jest łatwo dostępny i może dostać się w ręce osób niepowołanych. Znacznie łatwiej nad tym zapanować mając elektroniczny obieg dokumentów. Jego wdrożenie pozwala zarządzać dostępem do niego, co odbywa się poprzez nadawanie odpowiednich uprawnień w systemie. Osoba bez uprawnień nie ma dostępu do jego treści, dzięki czemu łatwiej jest chronić dokumenty o szczególnym znaczeniu dla firmy.
Porządek w dokumentach
W firmach z papierowym obiegiem dokumentów często możemy spotkać się z sytuacją, że jakiś dokument gdzieś utknął i nie można go odnaleźć. Wówczas następuje nerwowe przeszukiwanie segregatorów i biurek. Potem okazuje się, że dokument leży sobie zapomniany w czyjejś szufladzie, gdzie znalazł się zupełnie przez przypadek. Po wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów nie ma takiego zagrożenia, gdyż oryginał od razu trafia do odpowiedniego segregatora, a jego elektroniczna wersja krąży w systemie i można do niego dotrzeć w każdym momencie.
Mając elektroniczny obieg dokumentów można również wdrożyć ścieżkę ich przebiegu, wskazując kolejne działy, przez które dokument musi przejść, aż trafi do działu księgowości. Jeśli z jakiegoś powodu proces ten zostanie wstrzymany, to w systemie można sprawdzić, który dział nie realizuje swoich zadań, co znacząco oszczędza czas.
